Einstellungen für den Buchungsprozess

Version OSG Seminar Manager V2.0.0
Stand 26.08.2012

Wenn Sie einen Kurs freigegeben und im Frontend veröffentlicht haben, dann können Ihre Kunden diesen Kurs buchen. Der OSG Seminar Manager bietet viele Möglichkeiten, diesen Prozess an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Die meisten Einstellungen, die den Buchungsprozess beeinflussen, finden Sie in den Optionen der OSG Seminar Manager Komponente. Zu den Optionen gelangen Sie, in dem Sie im Menü Einstellungen auf die Schaltfläche Optionen klicken.

Wer darf buchen?

Als erstes sollten Sie entscheiden, ob Kursbuchungen nur für registrierte und angemeldete Joomla!-Benutzer möglich sein sollen oder für alle Benutzer (auch nicht angemeldete). Diese Einstellung können Sie in den Optionen der Komponente unter dem Punkt Buchung aktiv vornehmen. Dort können Sie das Buchungssystem auch komplett ausschalten, z.B. für vorübergehende Wartungsarbeiten.

Alle Einstellungen im Optionsdialog sind mit einer Erläuterung versehen, die angezeigt wird, wenn Sie mit der Maus auf die betreffende Option zeigen.

Anpassung der Buchungsfelder

Die Datenfelder, die bei einer Kursbuchung von Ihren Kunden ausgefüllt werden müssen, können Sie weitgehend selber anpassen. Die Felder Anrede, Titel, Vorname, Nachname und E-Mail Adresse sind jedoch fest eingebaut und können nicht bearbeitet oder ausgeblendet werden.

Die Auswahlmöglichkeiten für das Feld Anrede können Sie allerdings bearbeiten indem Sie im Menü Einstellungen den Tab Referenzierte Tabellen auswählen und dort auf XML-Tabellen klicken. Dort können Sie weitere <value> Elemente unterhalb von <title>Salutation</title> hinzufügen.

Um Felder zu bearbeiten, zu löschen oder hinzuzufügen klicken Sie bitte im Backend auf das Menü Einstellungen des OSG Seminar Managers und dort im ersten Tab auf den Punkt Benutzerdefinierte Felder. Hier können Sie Felder und Gruppen anlegen. Eine Gruppe dient dazu Felder zusammenzufassen und mit einer Überschrift zu versehen. Im Bild oben gibt es z.B. die Gruppe Rechnungsadresse. Zusätzlich kann für eine Gruppe festgelegt werden, ob diese bei Buchungen oder bei Interessentenregistrierungen verwendet werden soll.

Die Reihenfolge der Felder kann unter Benutzerdefinierte Felder durch die Pfeilschaltflächen festgelegt werden.

AGBs

Die Checkbox zum Akzeptieren der AGBs ist ein benutzerdefinierbares Feld. Geben Sie die Verlinkung zu Ihren AGBs mit einem href-Attribut an:

Legen Sie für jedes Feld einen Feldcode fest. Dieser darf keine Leerzeichen enthalten und kann in Vorlagen für E-Mails, Rechnungen oder Teilnehmerlisten genutzt werden, um auf die entsprechenden Daten zuzugreifen.

! Beachten Sie: Wenn Sie schon Buchungen oder Interessenten in Ihrem System haben, sollten Sie freigegebene Felder nicht mehr löschen, weil sonst die damit verknüpften Daten nicht mehr abrufbar sind!

Buchungsbestätigungen (E-Mails) bearbeiten und auswählen

Der OSG Seminar Manager generiert bei einer Buchung automatische eine Bestätigungs-E-Mail und verschickt Sie an die E-Mail Adresse die bei der Buchung angegeben wurde. Die E-Mail wird mithilfe einer Vorlage generiert. Sie können mehrere Vorlagen erstellen und pro Kurs eine eigene Vorlage auswählen. Dazu wählen Sie beim Bearbeiten eines Kurses die entsprechende Vorlage im Feld Vorlage E-Mail aus. Wenn dieses Feld auf „- Vorgabe -“ steht, wird die Vorlage verwendet, die als Vorgabe markiert ist.

Die E-Mail Vorlagen werden unter dem Menü Einstellungen unter dem Tab E-Mail Vorlagen verwaltet. Hier werden alle Vorlagen aufgelistet. Ein Klick auf das Sternchen macht eine Vorlage zur systemweiten Vorgabe, d.h. sie wird dann für alle Kurse verwendet bei denen keine spezielle Vorlage eingestellt ist. Sie können Vorlagen löschen, neu anlegen und bearbeiten. E-Mail Vorlagen können für Buchungsbestätigungen oder für Interessentenbenachrichtigungen eingesetzt werden.

Eine Vorlage ist im Prinzip eine normale E-Mail. Sie können der Vorlage einen Namen geben, den Betreff, den Empfänger und den eigentlichen Inhalt angeben. Wenn Sie TinyMCE als Editor ausgewählt haben (was bei Joomla! standardmäßig der Fall ist), dann können Sie den Text auch formatieren. Die E-Mails werden im HTML-Format verschickt. Sie können in der E-Mail und im Betreff alle Variablen verwenden, die unter Parameterufgeführt sind. Dazu zählen auch die Feldcodes von benutzerdefinierten Feldern. In der eigentlichen E-Mail werden diese Variablen durch die konkreten Werte ersetzen, die entweder aus dem Kurs oder der Anmeldung stammen.

Rechnungserstellung (PDF)

Wenn Sie möchten, kann der OSG Seminar Manager bei einer Buchung automatisch eine Rechnung im PDF-Format generieren und – sofern gewünscht – an die Buchungsbestätigung anhängen. Dazu muss unter Einstellungen > Optionen im Tab Rechnungen die Option Rechnungen erstellen bzw. Rechnung anhängen eingeschaltet sein. Außerdem muss das unter Rechnungsordner angegebene Verzeichnis existieren und für den Webserver beschreibbar sein.

! Beachten Sie: Für Kurse mit dem Preis 0 werden keine Rechnungen erzeugt.

Analog zu den E-Mail Vorlagen können auch wieder mehrere PDF-Vorlagen angelegt werden und pro Kurs zugewiesen werden (über das Feld Vorlage Rechnung eines Kurses). Die PDF-Vorlagen werden unter Einstellungen unter dem Tab PDF-Vorlagen verwaltet und funktionieren ähnlich wie die E-Mail Vorlagen. Dem Editor können Sie eine HTML-Vorlage erstellen, die bei der Rechnungserstellung in das PDF umgewandelt wird. Außerdem können Sie das Seitenformat und die Abstände konfigurieren. Sie können auch ein vorhandenes PDF als Grundlage verwenden (funktioniert nur bis PDF 1.4).

! Beachten Sie: Nicht alle HTML-Tags und -Attribute werden für die PDF Generierung unterstützt. Orientieren Sie sich daher am besten an der mitgelieferten Vorlage „Rechnungsvorlage“. Sie können wie bei den E-Mail Vorlagen alle unter Parameter Rechnung aufgeführten Variablen in der Vorlage benutzen. Ein Klick auf eine Variable fügt diese automatisch in den Editor ein. Mit der Funktion PDF-Vorschau können Sie sich probehalber ein PDF erzeugen, dass auf der aktuellen Vorlage basiert. Die Vorlage müssen Sie dafür nicht speichern. In der Vorschau werden die Variablen natürlich nicht durch Werte ersetzt.

Buchungen verwalten

Alle eingegangenen Buchungen sehen Sie im Backend im Menü Buchungen. Dort können Sie auch die zugehörigen Rechnungen abrufen. Eine Buchung hat unmittelbar nach der Buchung den Status eingegangen. Sie können den Status manuell aktualisieren auf wird bearbeitet, bezahlt oder storniert. Wenn Sie die Integration von PayPal nutzen, wird der Status nach erfolgreicher Bezahlung automatisch auf bezahlt gesetzt.

Ein Kurs ist nur buchbar, wenn noch freie Plätze vorhanden sind. Die Anzahl der freien Plätze wird berechnet, in dem die Anzahl der Kursbuchungen von der Kapazität des Kurses abgezogen wird. Dabei können Sie wählen, ob nur Kursbuchungen herangezogen werden, die den Status in Bearbeitung oder bezahlt haben, oder ob auch Kurse mit dem Status eingegangen in die Berechnung mit einbezogen werden sollen. Die entsprechende Einstellung nehmen Sie unter Einstellungen > Optionen unter dem Tab Seminar Manager Einstellungen unter Aktuelle Kapazität vor.

! Beachten Sie: Registrierte Benutzer können im Frontend ebenfalls ihre eigenen Buchungen und Rechnungen einsehen. Legen Sie dazu einen Menüpunkt vom Typ Buchungen an. In den Basisoptionen können Sie wieder wählen, ob Netto- oder Bruttopreise angezeigt werden.

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